Arxiu Municipal

Subirats

L'actual ordenació del fons documental de l'Ajuntament de Subirats és fruit d'un inventari que es va realitzar entre els mesos de juliol i desembre de l'any 1999. Abans d'aquesta data, els documents estaven repartits en diversos espais, en funció de la tipologia i la data del document. Aquest estat inicial era fruit dels diversos trasllats de documents i de la manca de cura en la seva conservació. En el dipòsit per a l'arxiu definitiu dels documents, es conservaven la pràctica totalitat dels documents anteriors a 1985. Aquest conjunt suposava un total de 170 metres lineals, dels quals uns 30 metres ja estaven tractats per una intervenció anterior, i uns altres 12 metres corresponien al fons del Jutjat de Pau, ordenat i classificat en la seva totalitat per la mateixa intervenció anterior. La resta es trobava en piles i col·locats desordenadament als prestatges. Els manaments d'ingrés i pagament des de 1945 a 1994 estaven col·locats en caixes de gran format en una sala no condicionada de les golfes.
A la segona planta de l'Ajuntament hi havia els documents del Departament d'Urbanisme i Obres posteriors a 1985 (uns 30 metres lineals). En aquesta mateixa planta es troba el despatx del Jutjat de Pau, amb un armari on es conserven tots els documents posteriors a 1980 i la totalitat dels llibres del Registre Civil, des de 1870 fins a l'actualitat.
Finalment, a la primera planta de les dependències municipals, es trobava l'arxiu de gestió, en el qual es conservaven la totalitat dels documents posteriors a 1985, tret dels documents d'Urbanisme i Obres, que ocupaven un total de 45 metres lineals. Poc abans de realitzar-se la intervenció de l'inventari de l'any 1999, es va produir un incendi en una sala propera a aquest espai, que va omplir aquests documents de cendra. La meitat de les caixes es van pujar a les golfes sense netejar, esperant la intervenció de 1999; l'altra meitat es van netejar i tornar a instal·lar a l'arxiu de gestió.
La primera intervenció documentada sobre el fons de l'Ajuntament de Subirats es va realitzar l'any 1987, per l'Arxiu Comarcal de Vilafranca del Penedès. Aquella intervenció va consistir en la realització d'una guia-inventari del fons, l'etiquetatge dels arxivadors existents, així com la descripció a partir de les indicacions de la part exterior dels arxivadors, i la posterior classificació a partir d'aquesta informació. Aquest tipus d'intervenció sobre un volum de documents tant important i desorganitzat, afegit al posterior trasllat dels documents per les obres de remodelació de l'Ajuntament l'any 1989, van fer l'arxiu ràpidament inoperatiu.
A partir de l'any 1992, i fins el 1997 es va realitzar una altra intervenció en diverses fases. En aquesta ocasió es va tractar únicament una petita part del fons, tot i que es va iniciar el tractament sobre la pràctica totalitat de les seccions de l'actual quadre de classificació. El resultat d'aquesta intervenció fou un catàleg dels documents tractats, classificats a partir del quadre de classificació publicat pel Servei d'Arxius de la Generalitat l'any 1989. Aquesta eina descriptiva, que només permetia accedir als documents que estaven tractats, fou la que va estar utilitzant l'Ajuntament fins a la intervenció de l'any 1999.
Aquesta darrera intervenció tenia l'objectiu continuar i finalitzar la de l'any 1992, per a poder disposar així d'un instrument de descripció de la totalitat dels documents existents a l'arxiu definitiu, a més d'informatitzar el fons i d'establir una normativa d'ús i consulta que permetés garantir un servei de consulta ràpid i eficaç, no tan sols per a les oficines administratives de l'Ajuntament, sinó també per als investigadors i ciutadans en general.
La manca absoluta de diferenciació entre còpies, esborranys i documents de recolzament informatiu en l'organització interna dels documents, va generar un important volum de paper eliminat, assolint el volum total de documentació i còpies eliminades aproximadament uns 20 metres lineals.